Kiedy na rynku funkcjonuje wiele firm i konkurencja jest naprawdę duża, rentowność przedsiębiorstwa i jej pozycja zależy od wielu, czasami z pozoru mało znaczących czynników. Sprzedaż prowadzoną stacjonarnie oraz przez Internet łączy wspólny mianownik w postaci magazynowania towaru. Należycie zaplanowana praca punktu składowania, a także minimalizacja wszelkich strat są kluczowe.

W naszym artykule objaśniamy, czym są koszty magazynowania, co wpływa na ich wysokość oraz gdzie można szukać ewentualnych oszczędności.

Czym są koszty magazynowania?

Na utrzymanie sprawnie funkcjonującego magazynu składa się wiele różnorodnych elementów:

  • powierzchnia użytkowa, czyli koszty wynajmu lub budowy, finansowania (kapitał przeznaczony na dokonanie inwestycji magazynowej), różnego typu naprawy, konserwacja obiektu czy jego rozbudowa, ubezpieczenie obejmujące budynek, a także wyposażenie, wynagrodzenie pracowników oraz składowane towary i podatki np. od nieruchomości;
  • koszty wyposażenia magazynu, czyli opłaty związane z: użytkowaniem urządzeń przeładunkowych i innych niezbędnych narzędzi (np. stosowanych przy kompletowaniu zamówień oraz pakowaniu przesyłek), systemem składowania (regały przemysłowe), zarządzaniem magazynem (nie jest to przedmiot materialny, ale jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania składu i wymaga nakładów inwestycyjnych);
  • koszty administracyjne, pensje pracowników, wydatki na ubrania robocze, benefity i dodatki płacowe;
  • przechowywanie towaru, czyli koszty składowania, ubezpieczenia oraz mediów, takie jak opłaty za prąd, wodę, ogrzewanie, Internet czy usługi sprzątania;
  • błędy magazynowe – ta grupa kosztów powstaje przez pomyłki mające miejsce w procesach magazynowania. Można do nich zaliczyć braki w rezerwach, uszkodzenie produktów podczas obsługi, niezgodność co do stanu zapasów, co może być wynikiem, np. kradzieży lub błędu w trakcie inwentaryzacji, a także starzenie się towarów.

Czynniki wpływające na koszty magazynowania

Na koszty magazynowania wpływ mają takie elementy, jak:

  • liczba przechowywanych produktów i referencji,
  • rodzaj, rozmiar i charakterystyka ładunków (niektóre towary wymagają zastosowania specjalnych rozwiązań, np. w postaci regałów wspornikowych),
  • sezonowość i popyt – nagłe zapotrzebowanie na dany produkt może powodować problemy z obsługą dużej liczby zamówień,
  • kompletowanie zamówień,
  • lokalizacja magazynu – cena budynku znajdującego się blisko obszarów miejskich lub rejonów, w których skupione są centra dystrybucyjne będzie wyższa.

Jak zmniejszyć koszty magazynowania?

Przechowywanie towarów jest dość kosztowną procedurą, natomiast analiza i optymalizacja poszczególnych elementów składających się na cenę końcową, może korzystnie wpłynąć na ograniczenie kosztów. Poniżej przedstawiamy kilka sposobów.

Zmniejszenie ilości potrzebnej powierzchni

Wielkość powierzchni magazynu jest jednym z głównych czynników, mających wpływ na miesięczne koszty związane z przechowywaniem towaru. Wybierając skład, zwłaszcza jeśli mowa o wynajmie, kluczową rolę odgrywa planowanie. Należy precyzyjnie określić, jaka ilość powierzchni jest potrzebna. W tym celu powinno wziąć się pod uwagę nie tylko produkty, ale także wymiary sprzętu, który będzie wykorzystywany podczas codziennej pracy magazynu. Pomoże to w określeniu optymalnych szerokości przejazdów. Istotne są także regały do przechowywania towaru. Im wyższe i węższe, tym efektywniej wykorzystywana jest powierzchnia składu. Wybierając je należy jednak pamiętać o kwestiach związanych z bezpieczeństwem – powinny być dopasowane do gabarytów przechowywanych produktów i ich wagi.

Zabezpieczenie towaru

Największą wartością magazynu są przechowywane w nim produkty. Wiele przedsiębiorstw ponosi co roku duże starty w związku z ich kradzieżą lub uszkodzeniem. Dużo szkód jest również wynikiem niewłaściwego rozmieszczenia poszczególnych towarów. Aby temu zapobiec warto zadbać o odpowiednie procedury pakowania oraz transportu wewnątrzmagazynowego i wdrażać je już na etapie planowania, przed faktycznym uruchomieniem działania składu. Wskazany jest także nacisk na cykliczne szkolenia pracowników, gdyż to oni mają bezpośredni kontakt z towarem.

Ze względu na dużą ilość cennego towaru, magazyny są dość często celem złodziei. Aby zminimalizować związane z tym ryzyko, warto zainwestować w system monitorowania składu oraz alarmowy, połączony z grupą szybkiego reagowania. Można także zatrudnić osobę na stanowisku stróża.

Używane pojemniki i palety

Koszt magazynowania jednej palety, czyli wynajmu miejsca paletowego, może wynosić nawet 100 złotych. Z tym przedsiębiorca nie jest w stanie nic zrobić. Koszty związane z przechowywaniem towarów można jednak zredukować poprzez zakup używanych palet oraz pojemników. Zazwyczaj posiadają one tylko nieznaczne uszkodzenia, które nie uniemożliwiają ich ponownego wykorzystania, a ich cena jest mniejsza od nowych - pozwalają na redukcję kosztów nawet o 40%.

System cross-docking

Cross-docking to system zarządzania asortymentem, polegający na przetwarzania dużych, jednolitych partii towarów na różne pakiety, dostosowane do aktualnych potrzeb klientów. To doskonały sposób na zmniejszenie potrzebnej przestrzeni magazynowej, ale także skrócenie czasu dostawy. Jest to szczególnie istotne z perspektywy firm działających w sektorze e-commerce.

Oszczędzanie światła i energii cieplnej

Koszty związane z oświetleniem i ogrzewaniem powierzchni magazynu mogą zostać zmniejszone na kilka sposobów. Wynajmując lub zakupując jakiś skład, należy wziąć pod uwagę następujące czynniki:

  • izolacja budynku (dobrym rozwiązaniem jest zastosowanie kurtyny uszczelniającej przy froncie przeładunkowym, która wypełni lukę pomiędzy ścianą magazynu a naczepą z towarem, dzięki czemu uchroni skład przed utratą ciepła),
  • automatyczny system oświetlenia,
  • możliwość doświetlenia magazynu światłem naturalnym (sprawdzenie ilości okien czy świetlików dachowych),
  • rodzaj zastosowanych kranów i toalet (dobrze jest postawić na te o niskim stopniu zużycia wody).

Odpowiednie zarządzanie zapasami

Nieprzemyślany zakup zbyt dużej ilości towarów sprawia, że koszty magazynowania wrastają. Mogą pojawić się także problemy z systemem oceniania ich pod kątem przydatności. W efekcie produkty, które nigdy nie zostaną sprzedane lub wykorzystane w inny sposób, zalegają w magazynie, a przedsiębiorstwo ponosi koszty związane z ich przechowywaniem. Zapasy powinno utrzymywać się na poziomie niezbędnym do sprawnej realizacji napływających zamówień.

Outsourcing

Zarówno w kwestii magazynowania, jak i dystrybucji sprawny outsourcing może przyczynić się do obniżenia kosztów. Zlecenie przechowywania towaru firmie zewnętrznej pozwala uniknąć opłat związanych z utrzymaniem obiektu, zatrudnianiem personelu oraz pracami magazynowymi. Przedsiębiorca płaci bowiem tylko za wynajętą przez niego powierzchnię. Wiele tego typu firm oferuje także swoim klientom zarządzanie zamówieniami w sklepie internetowym. Pełna obsługa logistyczna może obejmować zakupy i magazynowanie towarów, ich transport, wystawianie faktur czy obsługę reklamacji. Efektem takiego rozwiązania jest mniejsza liczba pośredników, a tym samym skrócenie łańcucha dostaw i zmniejszenie kosztów.

Centralizacja magazynów

Dobrą opcją mogącą wygenerować spore oszczędności jest wynajem lub zakup jednego większego magazynu, zamiast kilku lub nawet kilkunastu mniejszych. Ograniczona liczba składów będzie bardziej opłacalna w utrzymaniu niż zarządzanie dużą ilością obiektów, zlokalizowanych w różnych miejscach.